SEMT (Sustainable Energy Management Technology) B.V. – Energy Butler
Versie 2026-09-03. Laatst bijgewerkt op 3 september 2026. Deze versie vervangt het ongedateerde beleid dat eerder op energy-butler.eu/privacy-policy/ werd gepubliceerd. Dit is de Nederlandse vertaling van de Engelse tekst; bij verschillen tussen de taalversies geldt de Engelse tekst.
Nederlands en EU-recht is van toepassing.
Over ons
Dit privacybeleid geldt voor SEMT (Sustainable Energy Management Technology) B.V., een besloten vennootschap die in Nederland is geregistreerd. Wij ontwikkelen en exploiteren Energy Butler, een softwaredienst voor energiebeheer en -optimalisatie voor bedrijven, en wij installeren en onderhouden de apparatuur waarop die dienst draait.
| Juridische naam | SEMT (Sustainable Energy Management Technology) B.V. |
|---|---|
| Handelsnamen | SEMT, Energy Butler |
| KVK-nummer | 97705640 |
| Vestigingsnummer | 000062912844 |
| Adres | Nieuwe Gracht 3, 2011 NB Haarlem, Nederland |
| Privacycontact | office@semt.work |
| Rechtsvorm | Besloten vennootschap (B.V.) |
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat de aard en omvang van onze verwerking dat niet vereisen; alle privacyvragen en -verzoeken gaan naar office@semt.work.
1. Inleiding
SEMT B.V. (“wij”, “ons”, “onze”) hanteert dataminimalisatie: wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, wij bewaren ze niet langer dan de termijnen in artikel 6, en wij verkopen ze nooit.
Dit beleid geldt voor:
- onze website energy-butler.eu, inclusief het contactformulier;
- onze verkoop-, contract- en supportrelatie met zakelijke klanten;
- het Energy Butler-platform: de klantapp op app.energy-butler.eu, de beheeromgeving op manager.energy-butler.eu, wandschermen (kioskmodus) en het Energy Butler-apparaat dat op een locatie is geïnstalleerd.
Het legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft, overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
2. Van wie wij gegevens verwerken
- Zakelijke contactpersonen: personen die contact met ons opnemen, een offerte aanvragen of namens een klant optreden bij een overeenkomst.
- Platformgebruikers: personen met een Energy Butler-account, of zij zich nu zelf hebben geregistreerd, door hun organisatie zijn uitgenodigd of door onze medewerkers tijdens de onboarding zijn aangemaakt.
- Bewoners en gebruikers van een locatie: de Energy Butler meet en stuurt de energie-installatie van een locatie. Waar een locatie een woning of een klein pand is, kunnen de energiemetingen worden herleid tot de mensen die er wonen of werken. Daarom behandelen wij energiegegevens van een locatie met dezelfde zorg als accountgegevens.
3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Afhankelijk van uw relatie met ons kan dit omvatten:
Contact- en accountgegevens
- naam, e-mailadres, telefoonnummer, zakelijk adres, functie en bedrijfsnaam;
- inloggegevens (wachtwoorden worden door onze identiteitsdienst uitsluitend in gehashte vorm opgeslagen, nooit leesbaar), taalvoorkeur, notificatievoorkeuren en het e-mailadres of kanaaladres dat u voor meldingen kiest;
- inlogsessies: wanneer een sessie is geopend en voor het laatst is gebruikt, en het browsertype, zodat u uw eigen sessies kunt zien en beëindigen.
Contract- en factuurgegevens
- de juridische naam en het adres van de koper aan wie een factuur is gericht, btw-nummer, abonnement, looptijd en verlengingsinstellingen, facturen en betaalstatus;
- betalingen worden afgehandeld door onze betaalprovider. Wij ontvangen en bewaren alleen de betalingsreferentie, de machtigingsreferentie en de uitkomst van de betaling. Wij ontvangen of bewaren nooit kaartnummers of bankrekeninggegevens.
Locatie- en installatiegegevens
- naam, adres en geografische coördinaten van de locatie, installatiedetails, aangesloten apparaattypen en hun configuratie;
- inloggegevens voor leveranciersaccounts of lokale apparaatinterfaces die u verstrekt zodat de Energy Butler uw apparatuur kan uitlezen en aansturen. Deze worden versleuteld opgeslagen en uitsluitend daarvoor gebruikt.
Energiegegevens
- metingen van meters, omvormers, batterijen en andere aangesloten apparatuur, met intervallen tot enkele seconden zolang de locatie actief is;
- de aggregaten, prognoses, optimalisatieplannen en stuuropdrachten die wij daaruit afleiden;
- een logboek van opdrachten die naar uw apparatuur zijn gestuurd en van wie ze heeft aangevraagd.
Platformbeheergegevens
- een audittrail van beheerhandelingen (bijvoorbeeld een rolwijziging, een abonnementswijziging of een verwijdering), waarin uitsluitend met identificatienummers wordt vastgelegd wie wat wanneer deed, nooit de inhoud van persoonlijke velden;
- technische logbestanden van het platform en van het apparaat, die IP-adressen en apparaatidentificaties kunnen bevatten.
Websitegegevens
- inzendingen van het contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, het aantal waarin u geïnteresseerd bent en uw bericht;
- uw cookiekeuze.
Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en wij bouwen geen marketingprofielen op.
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Beantwoorden van vragen, opstellen van offertes, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, installatie en nazorg | Overeenkomst, of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Leveren van het platform: accounts, inloggen, de klantapp, meldingen en service-e-mails | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Uitlezen en aansturen van uw energie-installatie, opstellen van prognoses, plannen en besparingscijfers | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Facturering, incasso en betalingsherinneringen | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Boekhouding en fiscale administratie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c), Nederlands fiscaal recht |
| Beveiliging: authenticatie, toegangsbeheer, audittrail, voorkomen van misbruik en fraude, incidentafhandeling | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) bij het veilig houden van het platform en uw installatie |
| Verwerken van persoonsgegevens van medewerkers van een zakelijke klant die het platform gebruiken | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) bij het uitvoeren van onze overeenkomst met hun werkgever |
| Optionele websitecookies, indien ingevoerd | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a), die u op elk moment kunt intrekken |
Geautomatiseerde optimalisatie stuurt apparatuur aan, geen mensen. Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u hebben (art. 22 AVG).
Onze diensten zijn niet gericht op kinderen. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.
5. Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor commerciële doeleinden. Gegevens worden alleen gedeeld waar dat nodig is, met de volgende categorieën ontvangers, elk gebonden door een verwerkersovereenkomst of door de wet:
Verwerkers die in onze opdracht handelen
- TransIP B.V. (Nederland): hosting van het platform en verzending van onze service-e-mails.
- Signet B.V. (Nederland): hosting van de website.
- Mollie B.V. (Nederland): betalingsverwerking. Mollie ontvangt de naam en het e-mailadres van de betalende klant en het betaalbedrag.
- CookieYes Limited (Verenigd Koninkrijk, gedekt door het adequaatheidsbesluit van de EU): de cookiebanner op onze website en de registratie van uw keuze.
Onafhankelijke diensten waarmee wij gegevens uitwisselen
- Fabrikanten van apparatuur met wier cloud- of lokale interfaces wij verbinding maken met de inloggegevens die u verstrekt (bijvoorbeeld de leverancier van uw omvormer, batterij of meter). Zij verwerken uw gegevens onder hun eigen voorwaarden.
- Weersvoorspellingsdiensten ontvangen de coördinaten van uw locatie, zonder identiteit, om zonneprognoses te maken.
- Een geocodeerdienst ontvangt het adres dat u tijdens de onboarding invoert om de coördinaten te bepalen.
- Bronnen van energiemarktprijzen ontvangen geen persoonsgegevens.
Overige
- Professionele adviseurs zoals accountants of juridisch adviseurs, gebonden aan geheimhouding.
- Autoriteiten, uitsluitend wanneer de wet dat vereist.
Alle hosting en opslag vindt plaats in Nederland. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, steunen wij op een adequaatheidsbesluit of op standaardcontractbepalingen.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel, of zolang de wet dat vereist. De onderstaande termijnen zijn de maxima die wij hanteren.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang het account bestaat. Bij verwijdering op verzoek worden de identificerende gegevens direct geanonimiseerd; het accountrecord zelf blijft als anonieme plaatshouder bestaan omdat andere records ernaar verwijzen. |
| Inlogsessies | Tot u uitlogt, of 30 dagen na het laatste gebruik. |
| Overeenkomsten, facturen, betalingsreferenties en factuurcorrespondentie | 7 jaar na het betreffende boekjaar (Nederlands fiscaal recht). Deze blijven bewaard bij een verwijderingsverzoek op grond van art. 17 lid 3 sub b AVG. |
| Ruwe energiemetingen | 1 maand. |
| Energie-aggregaten per uur | 1 jaar. |
| Dagcijfers en besparingshistorie | 5 jaar, of tot de locatie wordt verwijderd. |
| Optimalisatieplannen, opdrachten, apparaatdiagnostiek en updaterecords | 30 tot 90 dagen. |
| Audittrail | Zolang wij het platform exploiteren. Bevat uitsluitend identificatienummers en veldnamen, nooit persoonlijke waarden, zodat een verwijdering er niets persoonlijks in achterlaat. |
| Technische en beveiligingslogs | 30 dagen. |
| Databaseback-ups | 14 dagen op de productieserver en 30 dagen op een externe locatie. Gegevens die uit het platform zijn verwijderd, verdwijnen binnen 30 dagen uit elke back-up. |
| Inzendingen van het contactformulier en precontractuele correspondentie | 12 maanden na het laatste contact, tenzij een overeenkomst volgt. |
| Registratie van de cookiekeuze | 13 maanden. |
Van een locatie die op uw verzoek wordt gearchiveerd of verwijderd, worden de energiegegevens op dat moment verwijderd, met uitzondering van de dagcijfers die nodig zijn om reeds uitgereikte facturen te onderbouwen.
7. Cookies
Website. Onze website gebruikt alleen functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn om de site te laten werken, plus de eigen cookie van de cookiebanner die uw keuze onthoudt. Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies. Mochten wij optionele cookies invoeren, dan worden die alleen geplaatst na uw uitdrukkelijke toestemming, die u op elk moment via de banner kunt wijzigen.
Platform. De klantapp en de beheeromgeving plaatsen uitsluitend strikt noodzakelijke cookies: uw inlogsessie, uw taalkeuze, interfacestatus zoals een ingeklapt menu, en een kortlevende autorisatiecookie voor live-updates. Het platform bevat geen analytics- of advertentiecookies.
De website laadt geen bronnen van derden, behalve het script van de cookiebanner.
8. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS) overal, en wederzijdse certificaatauthenticatie tussen een apparaat en het platform;
- versleutelde opslag van inloggegevens van apparatuurleveranciers;
- rolgebaseerde toegangscontrole volgens het beginsel van minimale rechten, gescheiden klant- en beheerapplicaties, en een audittrail waaraan alleen kan worden toegevoegd;
- facturen, betalingsrecords en verwijderingsrecords die na het schrijven niet meer kunnen worden gewijzigd;
- nachtelijke back-ups met herstelverificatie, gehost in Nederland;
- inbraakdetectie op onze productiesystemen.
Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij die binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen waar dat vereist is.
9. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u het recht op:
- inzage: een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
- rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren;
- verwijdering: uw gegevens laten wissen, behoudens de wettelijke uitzonderingen in artikel 6;
- beperking: ons laten beperken hoe wij uw gegevens verwerken;
- overdraagbaarheid: de gegevens die u heeft verstrekt in een machineleesbare vorm ontvangen;
- bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
- intrekken van toestemming: waar verwerking op toestemming berust, op elk moment, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
Hoe u ze uitoefent
- Platformgebruikers kunnen op elk moment een kopie van hun persoonsgegevens downloaden via de accountinstellingen van de klantapp.
- Elk ander verzoek gaat naar office@semt.work of naar ons postadres in artikel 12. Wij verifiëren uw identiteit en antwoorden binnen een maand. Bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dan weten waarom.
- Gebruikt u het platform via uw werkgever, dan kan uw werkgever ook gegevens over u bewaren; richt verzoeken over die gegevens aan uw werkgever.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Zakelijke klanten en verwerkersovereenkomsten
Voor account-, contract- en platformbeheergegevens is SEMT de verwerkingsverantwoordelijke. Waar een zakelijke klant SEMT persoonsgegevens namens en in opdracht van die klant laat verwerken, is op verzoek via office@semt.work een verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG beschikbaar.
11. Wijzigingen van dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken. Elke versie draagt een versienummer en de datum van de laatste wijziging, en de actuele versie is altijd beschikbaar op energy-butler.eu/privacy-policy/. Waar een wijziging platformgebruikers wezenlijk raakt, kondigen wij die ten minste 30 dagen vóór de ingangsdatum aan in de app of per e-mail. Wanneer u een account aanmaakt of een abonnement activeert, leggen wij vast welke versie u te zien kreeg.
12. Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over dit beleid of onze gegevensverwerking:
SEMT (Sustainable Energy Management Technology) B.V.
Nieuwe Gracht 3, 2011 NB Haarlem, Nederland
office@semt.work